Levar os registradores a refletirem sobre as práticas de gestão que auxiliam na eficiência e na eficácia dos serviços. Esse foi o objetivo do painel ?Elevando o índice de qualidade na gestão dos serviços notariais e de registro?, apresentado no segundo dia do XLVIII Encontro dos Oficiais de Registro de Imóveis do Brasil, que contou com nomes de referência na área: Fernando Nascimento, vice-presidente do CORI-MG e da Anoreg/MG; Denise Fernandes da Cruz, CEO do Grupo TXAI; e Talita Caldas, fundadora da TAC7 Gestão de Cartórios. 

Fernando é conhecido nacionalmente pelo trabalho de gestão realizado no 1º Ofício de Registro de Imóveis de Belo Horizonte/MG, o que repercutiu em premiações como o Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR (PQTA) e na conquista de selos nacionais e internacionais. Por meio de trabalhos de incentivo realizado pelo CORI-MG, o estado de Minas Gerais lidera as inscrições no PQTA e as conquistas de premiações.  

Em sua palestra, Fernando destacou que manter uma alta qualidade na prestação de serviços era uma preocupação desde quando assumiu o cartório, em 2008. Em sua visão, para garantir um bom atendimento, o primeiro exercício que se deve fazer é o do espelhamento, afinal os registradores têm uma régua alta quando são tomadores de serviços. ?Como tomadores, não temos problemas em reclamar. Mas, e quando estamos dentro balcão? Como a gente trata o cliente? Precisamos nos colocar na posição do cliente. Projetar-se na pessoa à sua frente e perguntar mentalmente: ?eu gostaria de ser atendido por mim mesmo??. Com certeza você vai achar a resposta?, alertou. 

Fernando explicou que há três importantes influências na hora de impulsionar a qualidade nos Registros de Imóveis, em nível federal, regional e no próprio ofício. Nesse sentido, trouxe cases de sucesso de Minas Gerais. Em nível federal, o PQTA; regionalmente, os incentivos da associação estadual para promover melhorias aos associados; e, individualmente, as certificações às quais é possível se submeter, como as da ABNT NBR, as da ABNT ISO, o ranking de Melhores Empresas para se Trabalhar, entre outros.  

Na sequência, Fernando chamou atenção para o papel da liderança para elevar os índices de qualidade, exercendo um papel de condutor de toda a equipe ? assim como, em uma dança, um dos parceiros deve conduzir o outro para que ele exerça sua função com brilhantismo. Para ele, o bom líder precisa saber o que fazer antes de agir, materializando as ideias em um planejamento para orientar a toda a equipe. Em segundo lugar, deve trabalhar os aspectos da comunicação, informando suas intenções e orientações de forma simples e direta. Por último, precisa colocar a equipe no centro das atenções, garantindo as melhores condições para que todos atinjam seu potencial.  

?A cultura organizacional é algo muito importante. E como você alinha a cultura organizacional? Pelos valores. Se você tem valores como respeito, ética, comprometimento, você tem diretrizes de como realizar uma mudança organizacional?, disse. Para isso, Fernando reforçou que um dos pilares essenciais é o treinamento dos colaboradores, para que eles internalizem todos esses conceitos. 

Fernando fechou sua apresentação destacando a missão dos registradores na transformação do Registro de Imóveis. ?A gente está comemorando 180 anos e é nossa responsabilidade trazer mobilidade para nosso segmento. Sou muito grato por tudo e é meu papel deixar o sistema melhor do que encontrei. Acho que essa é uma missão que todos nós devemos ter.? 

Inovação é inerente à boa gestão da qualidade 

Na sequência, foi a vez da a CEO do Grupo TXAI, Denise Fernandes da Cruz, apresentar suas considerações sobre o tema. Com muita animação, ela focou no aspecto da tecnologia como aliada da qualidade. ?Posso fazer os processos de forma mais rápida e melhor com a tecnologia. Tenho apenas que criar formas de gerar segurança jurídica, de fazer com que aqueles atos a serem praticados sejam legalizados. A inteligência artificial vem como um novo marco de mudança de era?, advertiu.  

Após explanar diversos exemplos desse avanço da tecnologia, Denise destacou que a qualidade está intimamente ligada ao uso das tecnologias, sendo necessária uma mudança de mentalidade dos registradores. E alertou: cartórios que não adotam processos de inovação têm produtividade mais baixa. ?Quando a gente tem uma produtividade baixa, que não acompanha o avanço da tecnologia, reclamamos da equipe, que erra muito. Mas não fazemos o movimento da ação?, complementou.   

Denise chamou a atenção, ainda, para a necessidade de os registradores executarem, de forma correta, o que está regulamentado atualmente, mas ter uma visão de futuro e se preparar para o que está por vir, de forma estratégica. Como exemplo, ela apontou a regularização fundiária. O procedimento é feito ?de graça?, mas, em longo prazo, traz inúmeros ganhos econômicos para os Registros de Imóveis e para toda a comunidade ao trazer inúmeras propriedades para a legalidade e para o mercado formal.  

Nesse sentido, a palestrante também chamou atenção para o papel social desempenhado pelos serviços extrajudiciais: ?Temos que ver o mercado, aprender a necessidade da sociedade. Esse é o propósito dos cartórios?, disse. Segundo ela, essa preocupação com as pessoas deve ser ainda mais intensa com a chegada da inteligência artificial. E questionou: ?o registrador está pronto para transformar seu RI??. 

Planejamento financeiro para viabilizar boas ideias  

Para finalizar o painel, a fundadora da TAC7 Gestão de Cartórios, Talita Caldas, destacou o planejamento financeiro como um dos pilares fundamentais para uma boa gestão. Para ela, é necessário investir nesse controle para alinhar expectativas e evitar surpresas. ?Toda vez que se pega dinheiro do privado para colocar no Registro de Imóveis, significa que isso não deveria ter sido tirado. Significa falta de planejado financeiro?, comentou. 

Talita reforçou que todos os projetos, por menores e mais cotidianos que sejam precisam ser planejados. ?Todo projeto deve ter um planejamento e ser colocado no controle orçamentário para que não haja surpresas e para que seja bem executado?.